Analisis Kebutuhan Desain Rak DRM

TUGAS METODOLOGI PENELITIAN

ANALISIS DESAIN KEBUTUHAN RAK FILE BERDASARKAN POLA PERTAMBAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Di susun oleh

Khoirun Nisaa’

( 11.0.A.428 / IV B )

      AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN

 MITRA HUSADA KARANGANYAR

2013

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah saya panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT sehingga saya dapat menyelesaikan tugas Metodologi Penelitian “Analisis Desain Kebutuhan Rak File Berdasarkan Pola Pertambahan Dokumen Rekam Medis”

Dengan selesainya tugas ini maka penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan tugas ini, antara lain :

1.        Drs. Riyoko, Msi selaku dosen dan pembimbing mata kuliah Metodologi Penelitian

2.        Teman-teman yang telah membantu dalam penyusunan tugas ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas Analisis desain kebutuhan rak file berdasarkan pola pertambahan dokumen rekam medis ini masih sangat jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penulis berusaha menyusun tugas ini dengan sebaik-baiknya agar dapat diterima dan bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca umumnya. maka penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi peningkatan mutu dan kualitas dalam pembuatan makalah  berikutnya. 

                                                                                                              Karanganyar, Maret 2013

                                                                                                                                 

                                                                                                                 Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Rekam Medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang di berikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien. Data dan informasi yang akurat tepat terpercaya dan tepat waktu penyajiannya sangat dibutuhkan dalam rangka peningkatan mutu serta efisiensi pelayanan kesehatan di Rumah Sakit.

Rekam Medis bukan hanya sistem pencatatan saja tetapi merupakan suatu sistem penyelenggaraan rekam medis, artinya adalah suatu kegiatan yang memuat riwayat sejak pertama kali pasien datang diberikan pelayanan kesehatan sampai titik terakhir data pasien diolah dan kemudian disimpan. Rekam medis merupakan data pasien yang harus dilindungi.

Pada saat ini telah banyak rumah sakit di indonesia yang memiliki mutu pelayanan yang baik dan didukung berbagai sarana dan prasarana yang canggih. Dengan banyaknya rumah sakit maka diperlukan juga sistem manajemen yang baik agar tidak kalah dengan rumah sakit lain. Jika sistem majanemen di kelola dengan baik maka rumah sakit akan maju dan berkembang, tetapi jika sistem manajemen rumah sakit tidak baik maka tertib administrasinya juga tidak baik.

Hal ini juga bisa diamati dari ruang penyimpanan atau filing yang ada di rumah sakit tersebut dan dapat dilihat dari rak penyimpanannya. Jika dalam ruang penyimpanan dokumen rekam medis itu terlalu sempit dan penyediaan rak file dokumen rekam medis tersebut tidak sesuai dengan banyaknya dokumen rekam medis yang ada maka, penyimpanan dokumen rekam medis menjadi padat yang menyebabkan rekam medis dan sampul pelindung menjadi rusak dan selain itu rak penyimpanan rekam medis telihat kurang rapi, dan bila ada retrivel / pengambilan kembali pelayanan agak lama karena pada sampul pelindung rekam medis banyak nomor rekam medis yang hilang ( sobek ) sehingga akan berdampak terhadap mutu pelayanan rekam medis di rumah sakit. Selanjutnya dengan dasar tersebut sudah jelas bahwa rumah sakit benar-benar memperhatikan sistem penyimpanan rekam medis guna memperlancar proses pengambilan kembali rekam medis dan untuk meningkatkan mutu pelayanan terhadap pasien.

Dalam hal ini, pengelolaan rekam medis RSUD Panembahan Senopati menggunakan standar yang harus dilaksanakan yang tertuang dalam suatu Buku Pedoman Rekam Medis RSUD Panembahan Senopati dan menjadi acuan dalam melaksanakan tugas-tugas. Tanpa rekam medis pasien tidak dapat dilayani berobat, oleh karena itu kecepatan dan ketepatannya untuk sampai di tangan dokter yang memeriksa  di poliklinik, sangat diharapkan. Dengan demikian faktor keahlian sumber daya manusia merupakan hal yang sangat menentukan untuk kelancaran pelayanan rekam medis.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengajukan permasalahan “Berapakah Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam Medis yang diperlukan di RSUD Panembahan Senopati ”

C.    Tujuan

1.      Tujuan Umum

Mengetahui gambaran tentang sistem penyimpanan Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati di pelayanan kesehatan dalam peningkatan mutu pelayanan rekam medis yang efektif

2.      Tujuan Khusus

a)      Mengidentifikasi kebutuhan rak penyimpanan di RSUD Panembahan Senopati

b)      Menghitung kapasitas rak penyimpanan di RSUD Panembahan Senopati

D.    Manfaat

1.      Bagi Rumah Sakit

Sebagai perencanaan dan pengambilan keputusan tentang masalah yang di hadapi dalam penyimpanan dokumen rekam medis, sehingga berguna untuk bahan perbaikan dan pengembangan sistem penyimpanan Rekam Medis di RSUD Panembahan Senopati dimasa yang akan datang

2.      Bagi Penulis

Menambah wawasan, pengalaman tentang tinjauan kebutuhan penyimpanan rak rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan dan sebagai sarana untuk menerapkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan yang ada di lapangan, khususnya dalam letak penyimpanan dokumen Rekam Medis

3.      Bagi Akademik

Sebagai pengembangan Ilmu pengetahuan tentang masalah sistem penyimpanan di Unit Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Kerangka Teori

1.      Pengertian Rekam Medis

Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008  rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis merupakan keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentangidentitas, anamnese penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

Sedangkan menurut ( Huffman,1999 ) rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.

Dengan melihat kedua pengertian diatas dapat dikatakan bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai arti yang lebih luasdaripada hanya sekedar catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah memuat segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien.

2.      Tujuan Rekam Medis

Menurut Hatta (2009) Tujuan rekam medis dibagi dalam dua kelompok besar yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder.

a)      Tujuan Primer

Tujuan primer rekam medis ditujukan kepeda hal yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam beberapa kepentingan yaitu :

1)      Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biasanya.

2)      Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

3)      Untuk kepentingan manjemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisa berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.

4)      Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber.

b)      Tujuan sekunder

Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan langsung secara spesifik, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.

Tata kerja rekam medis bertujuan untuk terlaksananya pengaturan kegiatan rekam medis dengan cepat dan benar. Untuk terlaksanya tujuan tersebut perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut ( Depkes RI, 1991 ) :

1)      Setiap pasien yang datang berobatbaik rawat jalan maupun rawat inap, harus mempunyai rekam medis yang lengkap dan akurat.

2)      Pada tiap-tiap unit pelayanan harus tersedia buku register yang diisi setiap saat kunjungan diterimanya seorang pasien.

3)      Setiap petugas rumah sakit yang melayani/melakukan tindakan kepada pasien diharuskan mencatat semua tindakan yang dibeerikan kepada pasien ke dalam lembaran-lembaran rekam medis, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya.

3.      Kegunaan Rekam Medis

Rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Dibawah ini beberapa kegunaan rekam medis menurut ( Depkes RI, 1997 ) :

a)      Sebagai alat komunikasi antar dokter dengan ahlinya yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada pasien.

b)      Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c)      Sebagai bukti tertulisa atas semua tindakan pelayanan, pertimbangan penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung dirawat dirumah sakit.

d)     Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e)      Melindungi kepentingan hukum pada pasien, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

f)       Sumber informasi dari pasien yang berobat ke rumah sakit untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien.

g)      Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk penelitian dan pendidikan.

h)      Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis pasien.

i)        Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.

Kegunaan rekam medis dapat dilihat drai beberapa aspek, antara lain ( Depkes RI,1997 ) :

1.      Aspek administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2.      Aspek medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3.      Aspek hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan keadilan.

4.      Aspek keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

5.      Aspek penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

6.      Aspek pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologi dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesisi pemakai.

7.      Aspek dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan  untuk pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.  

4.      Fungsi Rekam Medis

Fungsi rekam medis adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan pasien. Agar fungsi itu tercapai, beragam metode dikembangkan secara efektif seperti dengan melaksanakan atupun mengembangkan sejumlah sistem kebijakan, dan proses pengumpulan termasuk dengan penyimpanan secar mudah diakses disertai dengan keamanan yang baik ( Hatta, 2009 )

B.     Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

1.      Rak Penyimpanan Rekam Medis

Untuk menyimpan rekam medis diperlukan rak-rak sebagai tempat penyimpanan rekam medis. Ukuran rak tersebut diatur sedemikian rupa sehingga petugas tidak perlu memanjat bila akan mencari rekam medis.

2.      Rak Lemari Terbuka

Untuk menyimpan rekam medis ada 2 jenis alat yang dapat dipergunakan, yakni terbuka (rak) dan tertutup (filling kabinet), penggunaan rak lebih murah dibandingkan menggunakan filling kabinet. Selain itu untuk mencari dokumen rekam medis juga lebih mudah, karena tidak perlu membuka lagi sebagaimana pada filling kabinet.

Dengan rak terbuka dapat dimungkinkan dapat lebih dari seorang untuk mencari dokumen rekam medis tanpa harus berdesak-desakan. Jika menggunakan Quide dan folder berwarna (kode warna), penggunaan rak terbuka lebih menguntungkan, dan salah penenmpatan dokumen rekam medis kecil kemungkinannya.

Kelemahan pada rak terbuka adalah kurang aman, baik dari unsur pencurian, debu dan bahaya kebakaran. Jika kurang pengawasan, setiap orang yang lewat dapat dengan cepat dan mudah  mengambil atau memindahkan dokumen tekam medis. Jika terjadi kebakaran, rekam medis akan lebih mudah rusak, baik karena api itu sendiri ataupun air yang digunakan untuk memadamkan.

3.      Aspek Ruangan Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus tamapk bersih, rapi dan teratur. Faktor ini akan mempengaruhi efisiensi kerja staf kearsipan dan akan menimbulkan respon bagi para pengguna. Kantor yang tidak teratur tampak ceroboh akan menberikan kesan bahwa sistem penyimpanannya ceroboh pula.

Meja harus  bersih, semua folder dan kertas-kertas termasuk rekam medis harus ditempatkan pada tempat yang dekat dengan pekerjaan sehari-hari khususnya mengenai rekam medis yang masih berguna untuk keperluan pekerjaan maupun yang tidak berguna lagi disimpan secara khusus. Terutama bagi rekam medis yang kegunaannya cukup penting, hal ini untuk menghindari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Rekam medis yang tidak berguna lagi segera dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4.      Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :

a)      Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan

b)      Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

c)      Pengenbalian arsip ketempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah

C.    Kerangka Konsep

Berdasarkan masalah dan tujuan penelitian yang ditetapkan serta didukung kerangka teori maka dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanan rekam medis dalam mencapai tujuan harus jelas untuk mendapatkan atau memberikan pelayanan yang bermutu kepada masyarakat.

D.    Variabel Penelitian

Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat atau ukuran yang dimiliki atau didapat oleh satuan penelitian tentaang suatu konsep pengertian tertentu ( Notoatmojo, 2005 )

1.      Jumlah rekam medis di rak penyimpanan

2.      Sarana penyimpanan di unit rekam medis

3.      SOP

4.      SDM

5.      Kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis

6.      Analisa kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis

E.     Definisi Operasional Variabel

1.      Jumlah rekam medis dirak penyimpanan : jumlah keseluruhan rekam medis pada saat dirak penyimpanan.

2.      Sarana penyimpanan di unit rekam medis : fasilitas sarana/ alat penyimpanan yang ada di ruang penyimpanan di unit rekam medis.

3.      SOP (Standar Operational Prosedure) : suatu prosedur yang telah dibuat dan ditetapkan dan ternyata hasilnya baik, memenuhi maksud, kemudian dibakukan menjadi pegangan pelaksanaan.

4.      SDM (Sumber Daya Manusia) : petugas yang bekerja dibagian penyimpanan rekam medis.

5.      Kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis : ruangan dan rak penyimpanan rekam medis cukup untuk menyimpan rekam medis aktif yang masih digunakan.

6.      Analisa kebutuhan sarana penyimpanan rekam medis : menganalisa ruangan dan rak penyimpanan rekam medis untuk menyimpan rekam medis aktif yang masih digunakan.