MATERI REKAM MEDIS '' NEW''

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Rekam Medis

1.         Pengertian Rekam Medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 Bab II Pasal 2 bahwa rekam medis merupakan catatan berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

2.         Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes, RI. 2006).

Kegunaan Rekam Medis dilihat dari berbagai aspek, yaitu :

a.    Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan.

b.    Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar merencanakan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada seprang pasien.

c.    Aspek Hukum

Rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum dalam rangka menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

d.   Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan karena rekam medis sebagai bahan untuk menetapkan biaya pembayaran pelayanan di rumah sakit. Tanpa adanya bukti catatan tindakan pelayanan medis maka pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.

e.    Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena rumah sakit berisi data dan informasi tentang perkembangan kronologis kegiatan medis yang diberikan kepada pasien berguna sebagai bahan pendidikan dan pengajaran.

f.     Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena rekam medis mengandung data/ informasi yang dipergunakan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

g.    Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena rekam medis menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasi dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban serta laporan Rumah Sakit.

(Depkes, RI. 2006)

B.     Desain Formulir

1.         Pengertian Desain Formulir

Menurut Sudra (2013), formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Menurut Edna K. Huffman RRA (1994), bahwa desain formulir adalah kegiatan merancang formulir berdasarkan kebutuhan pencatatan transaksi pelayanan, kegiatan pelayanan dan penyusunan atau pembuatan laporan organisasi.

2.         Aspek-aspek desain formulir

a.       Aspek Fisik

Desain formulir dalam pembuatannya harus memperhatikan aspek fisik meliputi pemikiran tentang bahan, bentuk, ukuran dan warna

1)      Bahan

Berat bahan kertas harus standar, kertas “Bond” sering digunakan disemua percetakan formulir dan kertas dengan berat antar 11 – 12 pounds yang memiliki mutu relatif kuat dan bersih, baik buat penghapus, percetakan dan premensi

2)      Bentuk

Bentuk umum dari folder adalah segi empat

3)      Ukuran

Ukuran standar folder adalah F4

4)      Warna

Warna dasar formulir hendaknya putih atau warna muda lainnya untuk menjaga nilai kontras antara warna dasar formulir dengan  warna tintanya

b.      Aspek Anatomik

Desain formulir dalam pembuatannya harus memperhatikan aspek anatomiknya yaitu kepala (heading), pendahuluan (introduction), perintah (instruction), isi (body), dan bagian penutup (close)

1)      Bagian Kepala (Heading)

Meliputi judul (nama) formulir, subjudul, nama institusi (rumah sakit, puskesmas, dan sebagainya), logo, nomor kode dan revisi, nomor halaman dan informasi pelengkap lainnya. Heading ini bisa ditempatkan dibagian atas atau sisi kanan formulir. Semua formulir dalm suatu institusi hendaknya memiliki posisi dan komposisi heading yang sama. Posisi heading mempertimbangkan aspek penjilidan, penyimpanan, pelipatan dan penataan formulir

2)      Bagian Pendahuluan (Introduction)

Berisi keterangan tambahan mengenai formulir. Jika memang bagian heading sudah cukup menggambarkan fungsi dan tujuan tersebut maka tidak perlu lagi ditambahkan bagian introduction ini

3)      Bagian Perintah (Instruction)

Berisi penjelasan singkat tentang jumlah lembar, cara pengisian, dan cara pengiriman. Bagian ini biasanya diatur penempatannya agar jelas, singkat dan tidak mengganggu alur pembacaan dan pengisian formulir

4)      Bagian Isi (Body)

Merupakan inti dari suatu formulir. Di bagian inilah data dicatat. Penggunaan metode pengelompokan (grouping), urutan (sequence), bentuk dan ukuran huruf (font), warna area (color), batas tepi (margin), spasi (space), garis (line), dan cara pengisian sangat berperan terhadap hasil pengisian formulir.

(a)  Margins

Batas pinggir ini tidak hanya menambah penampilan dan kegunaan formulir, tapi juga pada kesanggupan untuk merancang formulir secara fisik. Margin minimum harus disediakan 0, 32 cm pada bagian atas, 1, 27 cm di bagian bawah, dan 0, 76 cm pada sisi-sisi. Jika yang digunakan adalah stok kartu, paling kurang 0, 32 cm harus disediakan sebagai margin untuk semua sisi. Dapatkan spesifikasi pencetak mengenai margin ini jika ‘image’ formulir mencapai pinggir kertas atau kartu. Proses ini disebut sebagai “bleeding”, dan gaya ini bisa menyebabkan meningkatnya biaya penanganan.

(b)  Spacing

Spacing adalah ukuran area entry data. Spasi diperlukan untuk memberikan luas yang diperlukan guna keperluan pengisian data. Pada waktu mendesain formulir dengan data yang akan diisi dengan mesin ketik, petunjuknya yaitu:

(1)   Horizontal spacing : spacing 0, 25 cm bisa menerima huruf Times New Roman memberikan ruang entry maksimum. Sedangkan spasi ekstra jika perlu untuk mencegah “crowding”.

(2)   Vertical spacing : untuk spacing yang dibuat dengan tulisan tangan berikan horizontal spacing 0,25 cm sampai 0,21 cm per karakter. Vertical spacing memerlukan 0,64cm sampai 0,85 cm. Jika desain kotak yang digunakan diperlukan 0,85 cm.

(c)  Rules

Sebuah rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa solid (langsung), dotted (terputus-putus), atau parallel berdekatan yang melayani berbagai tujuan. Rules membagi formulir atas bagian-bagian logis, mengarahkan penulis untuk memasukan data pada tempat yang semestinya, menginstruksikan penulis mengenai panjang yang diinginkan dari data yang dimasukan, membimbing pembaca melalui komunikasi dan menambah daya tarik fisik formulir (kalau diatur dengan benar). Rules sering dipakai untuk membuat kotak-kotak. Desain kotak dapat meningkatkan ruangan yang tersedia pada formulir sampai sebanyak 25%.

Kotak-kotak digunakan pada dua kali teksnik desain utama, yaitu kotak “Garis” dan “X” atau “Bailot” (Pemungutan suara). Kotak garis merupakan sederetan rules dengan tinggi sama diatur secara horizontal pada sebuah garis, lebar cukup pas untuk data yang dimasukan. Kalau pendesain dapat menyusun rules vertikal dari satu garis ke garis berikutnya, maka akan muncul susunan yang teratur dan mengurangi kebutuhan “tab stop”.

Rules tipis dan tebal yang mengelilingi bagian tertentu formulir tersebut dengan “border” dan “screening”. Blockouts adalah cara penghilangan data dari satu bagian atau lebih pada formulir multi bagian melalui penulisan pada bagian yang akan dihilangkan atau di tutup. “screening” atau “shading” merupakan cara yang efektif dalam menekankan atau menghilangkan penekanan area tertentu di formulir. Jika dilakukan dengan warna yang sama dengan cetakan pada formulir akan memberikan ilusi warna ke dua. Jika dilakukan dengan warna yang berbeda akan menjadi sinyal terang.

(d)   Type style (jenis huruf)

Jenis huruf ini penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan. Untuk suatu formulir, paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama disemua bagian formulir.

Biasanya jenis italic dan bold digunakan untuk penekanan, tapi terbatas pada kata-kata yang memerlukan penekanan khusus sedang untuk jenis huruf yang dipakai biasanya Times New Roman.

(e)    Cara pencatatan

Hampir semua formulir dihasilkan dengan tangan, atau cetakan komputer. Cara lain pencatatan data mencakup OCR (Optical Character Recognition = Pengenalan huruf secara optis) dan ‘bar code’ yang bekerja sebagai input langsung kedalam komputer.

Sebagai tambahan pada prinsip umum desain formulir yang baik, pertimbangan khusus untuk adanya peralatan OCR atau ‘bar code’ merupakan hal yang penting.

5)      Bagian Penutup (close)

Merupakan bagian akhhir dari sutu formulir sebelum memiliki arti yang sama pentingnya dengan bagian-bagian sebelumnya. Pada bagian ini tercantum tanda tangan, nama terang, keterangan tempat, tanggal (dan jam bila diperlukan)

c.       Aspek Isi

Desain formulir dalam pembuatannya harus memperhatikan aspek isinya yaitu :

1)      Kolom

Kolom disebut juga dengan daerah entri. Merupakan tempat yang disediakan untuk mengisi data.

2)      Item-item

Item-item merupakan kelayakan tempat dari item-item pada formulir. Hal ini merupakan point penting untuk meningkatkan bahwa item-item atau sekelompok itu harus disusun dalam suatu urutan yang wajar pada sebuah formulir.

Perancangan harus mengambil beberapa pertimbangan dari sumber informasi, bagaimana data dikumpulkan dan cara bagaimana user akan memproses data.

3)      Kejelasan kata

Perancangan formulir harus menjaga penggunaan dan memiliki tulisan yaitu dengan kejelasan kata untuk pencarian yang baik dalam penggunaan kata harus tepat. Jika kata yang dipakai tidak tepat maka akan menimbulkan tanggapan atau jawaban yang beda.

4)      Terminologi data

Ada atau tidaknya istilah dalam bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam yang perlu diberi keterangan dalam bahasa indonesia

                   (Sudra, 2013)                  

                  

C.    Map Rekam Medis (Folder)

1.      Pengertian Map Rekam Medis (folder)

Map rekam medis adalah Sampul yang digunakan untuk melindungi formulir-formulir rekam medis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer. Semua formulir rekam medis hendaknya ditata dalam map (folder). Map (Folder) hendaknya dibuat dari bahan manila atau bahan yang lebih kuat, misalnya cardboard (Sudra, 2013)

2.      Macam – macam Map

Ada empat macam map, antara lain :

a.       Brief Ordner

            Gambar 2.1

            Brief Ordner

Adalah map besar yang terbuat dari kertas karton tebal yang didalamnya terdapat penjepit dokumen yang terbuat dari logam dan dapat menampung formulir dalam jumlah banyak.

b.      Stof Map

            Gambar 2.2

            Stof map

Adalah berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

c.       Snelhechter

   Gambar 2.3

  Snelhechter

Adalah map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit formulir yang terbuat dari logam.

d.      Hanging Map (Map Gantung)

     

            Gambar 2.4

           Map gantung

Adalah map tanpa penjepit yang digantung pada gawang filing cabinet.

                   (Rustiyanto, 2011)

3.      Jenis-jenis Kertas

a.       HVS

Bahan kertasnya agak kasar, umumnya digunakan untuk fotocopy / printer, gramasi yang umum dipakai 70-100 gram

b.      Art Paper dan Matt Paper

Bahan kertas yang digunakan untuk brosur, permukaannya licin, hasil yang didapatkan bagus karena raster kertasnya halus. Gramasi yang umum dipakai 100-150 gram.

c.       Art Karton

Bahan kertas ini sama seperti art paper, tetapi gramasinya lebih tebal. Kertas ini digunakan untuk cetakan karrtu nama, katalog, co profile, brosur. Gramasi yang umum dipakai 210 gram, 230 gram, 260 gram, 310 gram, dan 360 gram.

d.      Duplex (coated)

Bahan duplex ini mudah dibedakan dengan bahan lainnya karena sisi depan putih sedangkan sisi belakangnya abu-abu. Bahan ini banyak digunakan untuk pembuatan box karena harganya relatif murah dibandingkan dengan bahan lainnya. Gramasi yang umum dipakai 250 gram, 270 gram, 310 gram, 350 gram, dan 400 gram.

e.       Ivory

Bahan ivory hampir sama seperti art karton, 2 sisinya putih tetapi tidak seputih art karton. Art karton 2 sisinya licin sedangkan ivory hanya 1 sisi yang licin. Gramasi yang umum digunakan 210 gram, 230 gram, 250 gram, 270 gram, 300 gram dan 350 gram.

f.        Samson Kraft

Warna kertasnya coklat muda, bahannya daur ulang, permukaanya kasar. Kertas ini digunakaan untuk pembuatan paperbag, hangtag, dan amplop folio. Gramasi yang umum diguanakan 150 gram, 220 gram (karrton)

g.      BW/ BC/ Manila

Kertas ini bertekstur, biasanya digunakan untuk stof map, kartu stock barang, terdapat beberpa warna dan gramasi hanya tersedia 1 macam yaitu 210 gram.

4.      Desain Map Rekam Medis (folder)

Folder rekam medis minimal memuat informasi sebagai berikut :

a.       Identitas sarana pelayanan kesehatan

b.      Tulisan “CONFIDENTIAL” atau “RAHASIA” atau keduanya

c.       Nama pasien

d.      Nomor rekam medis

e.       Tahun kunjungan terakhir

(Sudra, 2013)

5.      Fungsi Map Rekam Medis (folder) Rekam Medis

a.       Menyatukan semua lembar rekam medis seorang pasien sehingga menjadi satu riwayat utuh

b.      Melindungi lembar-lembar rekam medis di dalamnya agar tidak rusak, robek, terlipat dan sebagainya

c.       Mempermudah penyimpanan, pencarian, dan pemindahan berkas rekam medis

(Sudra, 2013)

D.    Kode Warna

1.      Pengertian Kode Warna

      Kode warna adalah kode yang dimaksudkan untuk memberi warna tertentu pada sampul rekam medis untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah simpan (Depkes, RI. 2006)

2.      Pembagian Kode Warna

      Pendekatan kode warna pada pengarsipan digit terminal atau digit tengah adalah menggunakan 10 macam warna untuk menunjukkan digit primer pertama 0 sampai 9. Bar atau blok dua warna yang muncul pada posisi yang sama dapat dipakai untuk menunjukkan masing-masing digit primer.

                  Pada penentuan warna, umumnya dianjurkan untuk membatasi kode warna dua atau tiga digit. Ini memastikan sistem yang sederhana dan mudah dipahami. Berikut ini adalah tabel angka yangn menunjukkan warna-warna yang berhubbungan denagn nomor priemr dua digit dan nomor primer satu digit

Tabel 2.1

Kode Warna

Nomor Primer Dua Digit	Nomor Primer Satu Digit	Band Berwarna
00-09	0	Purple : Ungu
10-19	1	Yellow : Kuning
20-29	2	Dark Green : Hijau Tua
30-39	3	Orange : Oranye
40-49	4	Ligh Blue : Biru Muda
50-59	5	Brown : Coklat
60-69	6	Cerise : Kemerahan
70-79	7	Light Green : Hijau Muda
80-89	8	Red : Merah
90-99	9	Dark Blue : Biru Tua

(Huffman, 1994)